ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ

ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ (Business Information System) เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อสนับสนุนให้การดำเนินงานของธุรกิจให้ดำเนินการอย่างเป็นระบบ โดยถูกออกแบบและพัฒนาให้ปฏิบัติงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตลอดจนช่วยส่งเสริมให้ทั้งองค์การสามารถประสานงานและใช้ข้อมูลร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพทั้งในระดับปฏิบัติงานและระดับบริหาร โดยสามารถจำแนกระบบสารสนเทศตามหน้าที่ทางธุรกิจ ตามหน้าที่ดังต่อไปนี้

1. ระบบสารสนเทศด้านการบัญชี (Accounting Information System)

หรือเรียกว่า AIS จะเป็นระบบที่รวบรวม จัดระบบ และนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ช่วยในการตัดสินใจแก่ผู้ใช้สารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยระบบสารสนเทศทางบัญชีจะให้ความสำคัญกับสารสนเทศที่สามารถวัดค่าได้ หรือการประมวลผลเชิงปริมาณมากว่าการแก้ปัญหาเชิงคุณภาพ ระบบสารสนเทศทางด้านการบัญชีจะประกอบด้วย 2 ส่วนคือ

1.1 ระบบบัญชีทางการเงิน (Financial Accounting System) จะเป็นการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในรูปตัวเงิน จัดหมวดหมู่รายการต่าง ๆ สรุปผลและตีความหมายในงบการเงิน ได้แก่ งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด โดยมีวัตถุประสงค์หลัก คือ นำเสนอสารสนเทศแก้ผู้ใช้และผู้ที่สนในข้อมูลทางการเงินขององค์การ เช่น นักลงทุน และเจ้าหนี้

1.2 ระบบบัญชีผู้บริหาร (Managerial Accounting System)

เป็นการนำเสนอข้อมูลทางการเงินแก่ผู้บริหาร เพื่อใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจ ระบบบัญชีจะประกอบด้วย บัญชีต้นทุน การงบประมาณ และการศึกษาระบบ

2. ระบบสารสนเทศด้านการเงิน (Financial Information System)

ระบบสารสนเทศด้านการเงิน จะเกี่ยวกับสภาพคล่อง (Liquidity) ในการดำเนินงาน เกี่ยวข้องกับการจัดการเงินสดหมุนเวียน ถ้าธุรกิจขาดเงินทุนอาจก่อให้เกิดปัญหาขึ้นทั้งโดยตรงและอ้อม โดยที่การจัดการทางการเงินจะมีหน้าที่สำคัญ 3 ประการ ดังนี้

2.1 การพยากรณ์ (Forecast)

คือการศึกษาวิเคราะห์ การคาดการณ์ การกำหนดทางเลือก และการวางแผนทางด้านการเงินของธุรกิจ เพื่อใช้ทรัพยากรทางการเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยนักการเงินสามารถใช้หลักการทางสถิติและแบบจำลองทางคณิตศาสตร์มาประยุกต์ การพยากรณ์ทางการเงินจะอาศัยข้อมูลทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนประสบการณ์ของผู้บริหารในการตัดสินใจ

2.2 การจัดการด้านการเงิน (Financial Management)

คือการบริหารเงินให้เกิดประโยชน์สูงสุด เช่น รายรับและรายจ่าย การหาแหล่งเงินทุนจากภายนอก เพื่อที่จะเพิ่มทุนขององค์การ โดยวิธีทางการเงิน เช่น การกู้ยืม การออกหุ้น หรือตราสารทางการเงิน

2.3 การควบคุมทางการเงิน (Financial Control)

เป็นการติดตามผล ตรวจสอบ และประเมินความเหมาะสมในการดำเนินงานว่าเป็นไปตามแผนที่กำหนดหรือไม่ ตลอดจนวางแนวทางแก้ไขหรือปรับปรุงให้การดำเนินงานทางการเงินของธุรกิจมีประสิทธิภาพ โดยที่การตรวจสอบและการควบคุมทางการเงินของธุรกิจจะจำแนกได้ 2 ประเภท คือ

2.3.1 การควบคุมภายใน (Internal Control)

2.3.2 การควบคุมภายนอก (External Control)

3. ระบบสารสนเทศด้านการตลาด (Marketing Information System)

ระบบสารสนเทศทางการตลาด จะประกอบด้วยระบบหน่อย ซึ่งแบ่งตามหน้าที่รับผิดชอบดังนี้

3.1. ระบบสารสนเทศสำหรับการขาย จะประกอบด้วย

3.1.1 ระบบสารสนเทศสำหรับสนับสนุนการขาย จะรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานของฝ่ายข่าย เพื่อให้การขายเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่ระบบต้องการอาจะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ที่จะทำการขาย รูปแบบ ราคา และการโฆษณาต่าง ๆ

3.1.2 ระบบสารสนเทศสำหรับวิเคราะห์การขาย จะรวบรวมสารสนเทศในเรื่องของกำไรหรือขาดทุนของผลิตภัณฑ์ ความสามารถของพนักงานขาย ยอดขายของแต่ละเขตการขาย รวมทั้งแนวโน้มการเติมโตของสินค้า

3.1.3 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิเคราะห์ลูกค้า จะช่วยในการวิเคราะห์ลูกค้าเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบของการซื้อและประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ เพื่อธุรกิจจะสามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ

3.2. ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด จะประกอบด้วย

3.2.1 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยลูกค้า การวิจัยลูกค้าจะต่างกับการวิเคราะห์ลูกค้าตรงที่ว่าการวิจัยลูกค้าจะมีขอบเขตของการใช้สารสนเทสกว้างกว่าการวิเคราะห์ลูกค้า โดยการวิจัยลูกค้าจะต้องทราบสารสนเทศที่เกี่ยวกับลูกค้าในด้านสถานะทางการเงิน การดำเนินธุรกิจ ความพอใจ รสนิยม และพฤติกรรมการบริโภค

3.2.2 ระบบสารสนเทศสำหรับการวิจัยตลาด การวิจัยตลาดจะให้ความสำคัญกับการหาขนาดของตลาดของแต่ละผลิตภัณฑ์ที่จะนำออกจำหน่วย ซึ่งอาจจะครอบคลุมทั้งในระยะสั้นและระยะยาว สารสนเทศที่จำเป็นที่ต้องการของการวิจัยตลาดคือ สภาวะและแนวโน้มทางเศรษฐกิจ ยอดขายในอดีตของอุตสาหกรรมหรือผลิตภัณฑ์ชนิดเดี่ยวกันในตลาด รวมทั้งภาวะการแข่งขันของผลิตภัณฑ์

3.3 ระบบสารสนเทศสำหรับการส่งเสริมการขาย

เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับแผนงานทางด้านการโฆษณาและส่งเสริมการขาย โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการขาย เพิ่มยอดขายสินค้าและเพิ่มส่วนแบ่งตลาดให้สูงขึ้น สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของสินค้าทุกชนิดในบริษัท เพื่อให้รู้ว่าสินค้าตัวใดต้องทำการวางแผนการส่งเสริมการขายอย่างไร

3.4 ระบบสารสนเทศสำหรับการพัฒนาผลิตภัณฑ์และการบริการ

เป็นระบบที่วิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ ลักษณะและความต้องการของลูกค้าที่มีต่อผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือผลิตภัณฑ์ที่เป็นที่ต้องการของลูกค้าแต่ยังไม่มีตลาด สารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายของผลิตภัณฑ์ประเภทเดี่ยวกันในอดีต

3.5 ระบบสารสนเทศสำหรับการพยากรณ์การขาย

เป็นระบบที่ใช้ในการวางแผนการขาย แผนการทำไรจากสินค้าหรือบริการในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งของบริษัท ซึ่งจะส่งผลไปถึงการวางแผนการผลิต การวางกำลังคน และงบประมารที่จะใช้เกี่ยวกับการขาย โดยสารสนเทศที่ต้องการคือ ยอดขายในอดีต สถานะของคู่แข่งขัน สภาวะการณ์ของตลาด และแผนการโฆษณา

3.6 ระบบสารสนเทศสำหรับการวางแผนกำไร

เป็นระบบที่ให้ความสำคัญกับการวางแผนกำไรทั้งในระยะสั้นและระยะยาวของธุรกิจ โดยสารสนเทศต้องการคือ สารสนเทศจากการวิจัยตลาด ยอดขายในอดีต สารสนเทศของคู่แข่งขัน การพยากรณ์การขาย และการโฆษณา

3.7 ระบบสารสนเทศสำหรับการกำหนดราคา

การกำหนดราคาทางการตลาด จะต้องคำนึงถึง ความต้องการของลูกค้า คู่แข่งขัน กำลังซื้อของลูกค้า โดยปกติแล้วราคาสินค้าจะตั้งราคาจากต้นทุนรวมกับร้อยละของกำไรที่ต้องการ สารสนเทศที่ต้องการคือ ตัวเลขกำไรของผลิตภัณฑ์ในอดีต เพื่อทำการปรับปรุงให้ได้สัดส่วนของกำไรที่ต้องการ

3.8 ระบบสารสนเทศสำหรับการควบคุมค่าใช้จ่าย

การควบคุมค่าใช้จ่าย สามารถควบคุมได้โดยดูจากรายงานของผลการทำกำไรกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจริงหรือสาเหตุของการคลาดเคลื่อนของค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับการขายรวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น เงินเดือน ค่าโฆษณา ค่าส่วนแบ่งการขาย

4. ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน (Production and Operations Information System)

ระบบสารสนเทศด้านการผลิตและการดำเนินงาน จะมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ ผู้ผลิตสามารถพยากรณ์ปริมาณของผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมกับความต้องการของลูกค้า โดยไม่ให้มีจำนวนมากหรือน้อยจนเกินไปตลอดจนควบคุมคุณภาพของผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการของลูกค้า โดยมีต้นทุนการผลิตที่เหมาะสม

5. ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System)หรือที่เรียกว่า HRIS หรือระบบสารสนเทศสำหรับบริหารงานบุคคล (Personnel

Information System) หรือ PIS เป็นระบบสารสนเทศที่ถูกพัฒนาให้สนับสนุนการดำเนินงานด้านทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่การวางแผนการจ้างงาน การพัฒนาและการฝึกอบรม ค่าจ้างเงินเดือน การดำเนินงานการทางวินัย ช่วยให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเกดประสิทธิภาพ โดยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพยากรบุคคลจะมีดังนี้

5.1 ข้อมูลตัวบุคลากร เป็นข้อมูลของสมาชิกแต่ละคนขององค์การ ซึ่งประกอบ ด้วยประวัติ เงินเดือน และสวัสดิการ

5.2. ผังองค์การ แสดงโครงสร้างองค์การ การจัดหน่วยงาน และแผนกำลังคน ซึ่งแสดงทั้งปริมาณและการจัดสรรทรัพยากรบุคคล

5.3. ข้อมูลจากภายนอก ระบบบริหารทรัพยากรบุคคลมิใช่ระบบปิด ที่ควบคุมและดูแลสมาชิกภายในองค์การเท่านั้น แต่จะเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อมทางเศรษฐกิจ สังคม และการเมือง ซึ่งต้องการข้อมูลจากภายนอกองค์การ เช่น การสำรวจเงินเดือน อัตราการว่างงาน อัตราเงินเฟ้อ

กรณีศึกษา 6 การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI): การแลกเปลี่ยนแปลงท่าทีในการประกอบธุรกิจ ตัวอย่างวีดีโอ   https://www.youtube.com/watch?v=WCbGutDkh8Q              บริษัท ชั้นนำรายใหญ่ 3 บริษัท ได้แก่ บริษัท General Motor, บริษัท Commins Emgine และบริษัท Wal-Mart ได้กล่าวกับตัวแทนจำหน่ายว่า “เราจะก้าวไปข้างหน้ากับระบบ EDI” ผู้จัดการด้านการจัดจำหน่ายของบริษัท Commins Engines ระบุว่า “เราคงจะไม่มีเหตุผลใดที่จะอธิบายถ้าไม่ก้าวไปกับระบบ EDI” และบริษัท Wal-Mart ได้มีนโยบายที่ชัดเจนและหนักแน่นว่า ถ้าผู้ขายปัจจัยการผลิต (Supplier) รายใดปฏิเสธการเชื่อมต่อกับระบบ EDI ผู้ขายปัจจัยการผลิตรายนั้นจะถูกตัดออกไป ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange (EDI)) เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์และเป็นวิธีการสื่อสารชนิดหนึ่ง ที่สามารถให้การแลกเปลี่ยนเอกสารข้อมูลด้านการค้าขายจริง ๆ เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบส่งของ ใบรายการส่งสินค้า และธุรกรรม (Transaction) ต่าง ๆ สามารถส่งผ่านระหว่างระบบคอมพิวเตอร์ได้โดยตรง เมื่อไม่นานมานี้ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ได้กลายเป็นสื่อเชื่อมระหว่างองค์กรภายในกับผู้ขายปัจจัยการผลิตรายต่าง ๆ รองจากประธานบริษัท IBM กล่าวว่า “การดำเนินธุรกิจโดยปราศจากระบบ EDI จะเป็นเสมือนกับการดำเนินธุรกิจที่ไร้โทรศัพท์” Arthur D.Little ซึ่งเป็นที่ปรึกษาของบริษัทได้ทำการศึกษาในปี ค.ศ.1980 เกี่ยวกับอุตสาหกรรมร้านขายของชำ และเขาได้กระตุ้นให้เห็นถึงประโยชน์ของระบบ EDI อย่างแพร่หลาย จนกระทั่งอาจกล่าวได้ว่า “ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ประชาชนได้ค้นพบแล้วว่า ระบบ EDI เป็นสิ่งสำคัญที่คนจะต้องเรียนรู้เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันได้ดี”              ก่อนปี ค.ศ.1980 มีเพียงไม่กี่บริษัทที่ทำงานด้านระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) อย่างจริงจัง หนึ่งในบรรดาบริษัทเหล่านั้น คือ บริษัท Yellow Freight ในเมือง Kansas ซึ่งได้พยายามขายแนวความคิดเกี่ยวกับระบบ EDI เป็นเวลา 10 ปีมาแล้ว ผู้จัดการด้านระบบสารสนเทศ (MIS) ได้กล่าวไว้ ณ บริษัท Yellow Freight นี้ว่า “ประชาชนได้รู้จัก EDI แล้ว ในฐานะผู้ทำหน้าที่ด้านเทคนิค ซึ่งระบบ EDI เป็นสิ่งที่มีความสำคัญแตกต่างจากสิ่งที่พวกเขาได้ทำกันมาในอดีต” ดังนั้นพวกเขาจึงเกิดความลังเลใจที่จะทุ่มเทกับสิ่งที่อาจจะเป็นแค่ความฝัน ที่ส่งไปตามสาย แต่ว่าขณะที่ระบบ EDI เริ่มแพร่ขยายไปทำให้เกิดประโยชน์ในด้านต่าง ๆ โดยเฉพาะการประหยัดค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนผู้สังเกตการณ์ด้านอุตสาหกรรม หลายคนรู้สึกว่าเป็นเพราะการวิจัยที่ปรึกษา Authut D.Little (ADL) ที่ผลักดันให้ระบบ EDI แพร่หลาย บทสรุปของการวิจัยครั้งนี้คือร้านขายของชำทั่วไปจะประหยัดเงินถึงหนึ่งในสาม ส่วนของพันล้านดอลลาร์ต่อปีได้ ถ้าเพียงครึ่งหนึ่งของร้านชำดังกล่าวหันมาใช้ระบบ EDI ผลการวิจัยครั้งนี้มีผลทำให้ประชาชนให้ความสนใจกันอย่างกว้างขวาง              เนื่องจากระบบ EDI สามารถประหยัดค่าใช่จ่ายได้เป็นจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในงานหนังสือ ระยะเวลาจัดการที่สั้นลง และความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก็ลดน้อยลงด้วย อย่างไรก็ดีตัวแทนจำหน่ายที่ใช้ระบบ EDI นั้นยังมีความมุ่งหวังให้ได้รับใบสั่งซื้อมากยิ่งขึ้น เพราะมีความสะดวกและรวดเร็ว บริษัทที่ใช้ระบบ EDI มักจะได้เปรียบด้านการแข่งขัน เนื่องจากปัจจัยหลัก คือ การส่งผลิตภัณฑ์ที่รวดเร็วนั่นเอง ผู้จัดการฝ่ายผลิตในอุตสาหกรรมผู้หนึ่งได้กล่าวว่า “ระบบ EDI ไม่ใช่สิ่งที่ต้องรอให้ถึงเวลาแล้วค่อยนำมาใช้ แต่ EDI เป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องมีและต้องใช้”              อย่างไรก็ตามได้มีหลายบริษัทที่เร่งนำระบบ EDI มาใช้ซึ่งก็ไม่ใช่เรื่องง่ายนักที่จะทำเช่นนั้น เพราะว่าการพัฒนาซอฟต์แวร์สำหรับ EDI เพื่อการทำธุรกรรมต่าง ๆ นั้นต้องใช้เวลานาน จากการศึกษาพบว่า ซอฟต์แวร์สำหรับงานชิ้นหนึ่งมีราคาถึง 100,000 ดอลลาร์ ซึ่งถือว่าเป็นราคาที่แพงมากทั้งที่เป็นเพียงโปรแกรมเพื่อใช้งานในเชิงการ ป้อนข้อมูล และประมวลผลการซื้อ-ขายสินค้าเท่านั้น              หลายบริษัทร่วมทั้งบริษัท Wal-Mart ไม่มีความหนักใจกับการลงทุนด้านระบบ EDI เนื่องจาก บริษัท Wal-Mart ได้พัฒนาเครือข่าย EDI ที่แพงมากที่สุดแห่งหนึ่งในอุตสาหกรรมร้านค้าปลีก โดยเฉพาะในปี ค.ศ.1992 Wal-Mart ได้บอกตัวแทนจำหน่ายที่ยังลังเลใจว่าจะเชื่อมต่อกับระบบ EDI จะมีผลต่อธุรกิจเพราะจะช่วยให้ต้นทุนกระบาวนการสั่งสินค้าของบริษัทลดลง และยังช่วยให้บริษัทรักษากลยุทธ์ด้านต้นทุนการผลิตไว้ได้ด้วย              ในระหว่างช่วงปี ค.ศ.1990-1999 ระบบ EDI ได้รับการยอมรับและเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำธุรกิจมาตรฐานการสื่อสาร ข้อมูลที่ชื่อว่า x.12 เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในสหรัฐอเมริกา และจัดเป็นมาตรฐานประเภท EDIFACT ซึ่งได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางในทวีปยุโรป มาตรฐานดังกล่าวทำให้การใช้งานระบบ EDI ง่ายยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับบริษัทที่จะพัฒนาเครือข่าย EDI กับตัวแทนจำหน่าย นอกจากนี้ระบบ EDI ยังได้รับการคาดหวังว่าจะสามารถใช้ได้ภายในหน่วยงานและองค์กรอื่นอีกด้วย เช่น ช่วยลดงานด้านเอกสารระหว่างแผนกจัดซื้อกับแผนกตัวแทนจำหน่าย นอกจากนี้กรรมวิธีการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ [Electronic Fund Transfer (EFT)] ร่วมกับระบบ EDI จะทำให้การเบิกจ่ายเงินระหว่างองค์กรหลักกับตัวแทนจำหน่ายเป็นไปอย่างสะดวก และรวดเร็วกว่าระบบเดิม ปัญหาและข้ออภิปราย  1. ให้ท่านอธิบายว่าธุรกรรมภายในองค์การประเภทใดบ้างที่ต้องใช้ระบบ EDI พร้อมทั้งกล่าวถึงการใช้และไม่ใช้ระบบ EDI สำหรับธุรกรรมที่ท่านได้ยกตัวอย่างมานั้นว่ามีผลดีและผลเสียอย่างไร ตอบ ธุรกรรมทุกประเภทสามารถที่จะนำระบบEDI เข้าไปใช้ในการช่วยเหลือด้านการลงทุนได้ เช่น ธุรกรรมของบริษัท Wal-Martอุตสาหกรรม ร้านค้าปลีกที่นำระบบมาใช้ในการช่วยลดต้นทุนกระบวนการสั่งสินค้าลดลง ซึ่งมันใช้ได้ผลดีมาก แต่ในทางตรงข้ามกันเขานั้นต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบEDI เป็นจำนวนเงินถุง 100,000ดอลล่า ซึ่งถือว่าแพงมากสำหรับซอฟแวร์ สะดวกรวดเร็วกว่าระบบเดิมด้วย 2.  การรวมระบบการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ (EFT) เข้ากับระบบ EDI จะมีผลอย่างไร ตอบ หากมีการรวมระบบการโอนเงิน(EFT) กับ EDI เข้าด้วยกัน ระบบEDIนั้น จะทำให้มีการโอนเงินระหว่างธนาคารได้อย่างสะดวกรวดเร็วและปลอดภัย รวมทั้งมีความแม่นยำในการทำงานสูงมากกว่าปกติ เพราะระบบนี้เป็นระบบที่ทำหน้าที่แลกเปลี่ยนข้อมูลโดยตรงอยู่แล้ว และการโอนเงินคล้ายการแลกเปลี่ยนข้อมูลดังนั้นการรวมระบบจึงคาดว่าจะสามารถ นำไปใช้ได้เป็นอย่าง 3. จงบอกแนวทางที่ระบบ EDI จะสามารถช่วยเหลือให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ตอบ - ระบบEDIนั้นสามารถช่วยเหลือการทำงานในระบบได้ดีมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เช่นจากการวิจัยที่ปรึกษา Authut D.Little (ADL) ที่ผลักดันให้ระบบ EDI แพร่ หลาย ได้พบว่าระบบนี้สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้หนึ่งในสามส่วนและสามารถประหยัด ค่าใช่จ่ายได้เป็นจำนวนมากไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในงานหนังสือ ระยะเวลาจัดการที่สั้นลง และความผิดพลาดในการป้อนข้อมูลก็ลดน้อยลงด้วย 4. ระบบ EDI สามารถใช้ติดต่อกับตัวแทนจำหน่ายได้อย่างไร ตอบ - ในระหว่างช่วงปี ค.ศ.1990-1999 ระบบ EDI ได้รับการยอมรับและเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำ ธุรกิจมาตรฐานการสื่อสารข้อมูลที่ชื่อว่า x.12 เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมากที่สุดในสหรัฐอเมริกา และจัดเป็นมาตรฐานประเภท EDIFACT ซึ่งได้รับความนิยมอย่างกว้างขวางในทวีปยุโรป มาตรฐานดังกล่าวทำให้การใช้งานระบบ EDI ง่ายยิ่งขึ้น เหมาะสำหรับบริษัทที่จะพัฒนาเครือข่าย EDI กับตัวแทนจำหน่าย ซึ่งจากการพัฒนาตรงนี้ทำให้สามารถติดต่อกับตัวแทนจำหน่ายได้ 5. ท่านคิดว่าระบบ EDI ช่วยสร้างศักยภาพในการแข่งขันในอุตสาหกรรมได้อย่างไร ตอบ - ระบบEDI สามารถ ช่วยในการพัฒนาอุตสาหกรรมการผลิตได้เป็นอย่างมากเพราะระบบนี้สามารถช่วยลด ต้นทุนในผลิตได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคอุตสาหกรรมจากตัวอย่างเช่นบริษัทWal-Mart ได้พัฒนาเครือข่าย EDI ที่ แพงมากที่สุดแห่งหนึ่งในอุตสาหกรรมร้านค้าปลีกซึ่งพบว่ามีผลต่อธุรกิจเพราะ จะช่วยให้ต้นทุนกระบาวนการสั่งสินค้าของบริษัทลดลง และยังช่วยให้บริษัทรักษากลยุทธ์ด้านต้นทุนการผลิตไว้ได้ด้วย 6. จงยกตัวอย่างการใช้ระบบ EDI ภายในองค์การพร้อมทั้งบอกข้อดีของการใช้ระบบ EDI ภายในองค์กรด้วย ตอบ - องค์การเภสัชกรรมในฐานะที่เป็นผู้จำหน่ายยาแก่โรงพยาบาลของรัฐรายใหญ่รายหนึ่ง หากมีการนำ EDI มาใช้กับลูกค้าจะเป็นการช่วยพัฒนาระบบสาธารณสุขของประเทศได้มาก ดังจะเห็นได้ว่าประโยชน์ของการใช้ EDI นั้น นอกจากจะเพิ่มความรวดเร็วในการดำเนินการของธุรกิจแล้ว ยังลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการดำเนินงานขั้นตอนต่าง ๆ อีกทั้งยังเป็นประโยชน์กับลูกค้าในการควบคุม สต๊อคยา กล่าวคือนอกจาก ลูกค้าจะได้รับยารวดเร็ว( เพราะลดขั้นตอนการทำงานของทั้ง 2 ฝ่าย ) ทำให้ไม่ต้องสต๊อกยาไว้มากแล้ว ถ้าพัฒนาระบบให้สมบูรณ์เมื่อปริมาณยาในสต๊อคลดลงเท่า Safety stock แล้ว ระบบคอมพิวเตอร์จะสั่งยานั้น ในปริมาณที่ระบุไว้ในระบบไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์ของบริษัทผู้ผลิตยาเอง นอกจากนี้ผลพลอยได้ที่สำคัญ ก็คือสามารถมัดใจลูกค้าให้เป็นหนึ่งเดียวกับผู้ผลิตได้ แต่มีข้อเสียคือต้องใช้จ่ายในการติดตั้งเป็นจำนวนมากถึง 8หมื่นล้านบาท ยกตัวอย่างเช่นองค์การเภสัชกรรม 7. บริษัท Wal-Mart ได้พยายามบังคับตัวแทนจำหน่ายให้เชื่อมต่อระบบ EDI เข้ากับระบบของตนเองแนวคิดดังกล่าวถูกต้องหรือไม่ ท่านมีความคิดเห็นอย่างไร และท่านคิดว่าวิธีการใดที่ควรจะนำมาใช้เพื่อกระตุ้นให้ตัวแทนจำหน่ายติดตั้ง การเชื่อมต่อระบบ EDI ได้ ตอบ - ดิฉันคิดว่าเป็นการกระทำที่ถูกต้องที่ทางบริษัท Wal-Martได้บังคับตัวแทนจำหน่ายให้ติดตั้งระบบ EDI เพราะ ระบบนี้จะสามารถช่วยเหลือทางบริษัทได้มาก คิดว่าทางบริษัทควรจะหาวิธีการกระตุ้นโดยการที่อาจอธิบายความสำคัญของระยะ นี้แก่ตัวแทนจำหน่ายหลังจากนั้นให้มีการทดลองติดตั้งกับตัวแทนบางส่วนในขั้น ต้นก่อน เมื่อทุกฝ่ายเห็นตรงกันว่ามีความสะดวกสาบายจริงและมีประโยชน์มีคุณค่าต่อการ ติดตั้ง คุ้มกับการลงทุน ตัวแทนทั้งหลายก้อจาเกิดความสนใจและยอมกระทำตามเอง เพราะเราได้การทดลองใช้ระบบนี้เป็นหลักฐานให้เค้าเห็นแล้ว กรณีศึกษา 7 ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ของบริษัทเงินทุน Fidelity           ในอดีตถ้าจะรวบรวมข้อมูลที่ต้องการเพื่อจัดทำรายงานขนาด 45 หน้า เพื่อแจกให้แก่กรรมการการเงินระดับอาวุโสนั้นต้องใช้เจ้าหน้าที่ถึง 10 คน และต้องใช้เครือข่าย Sneaker ช่วยในการรวบรวมข้อมูล แต่ปัจจุบันนี้ข้อมูลส่วนใหญ่จะได้จากการเชื่อมตรง (On-line) ในระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) หรือระบบข้อมูลข่าวสารสำหรับผู้บริหาร ดังนั้นลักษณะงานที่ต้องใช้คนจำนวนมากถึง 10 คน จึงถือว่าล้าสมัยไปแล้ว           ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ได้เปลี่ยนรูปแบบการทำงานของผู้บริหารในบริษัทเงินทุน Fidelity จากการรับข้อมูลจากรายงานที่แจกด้วยสำเนาเอกสาร มาเป็นการรับข้อมูลปฏิบัติการผ่านระบบคอมพิวเตอร์จากระบบฐานข้อมูลได้ทันที ทำให้ผู้วิเคราะห์ข้อมูลและผู้บริหารใช้ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) เพื่อรับข้อมูลที่ต่อเชื่อมตรง (On-line) ผ่านไมโครคอมพิวเตอร์ในเครือข่าย (Network) จึงไม่จำเป็นต้องผลิตรายงานแบบนำมาปะติดปะต่อกันอีก เพราะรายงานที่รวบรวมได้นั้นสามารถส่งถึงผู้ใช้ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ได้มากกว่า 100 ราย บริษัทเงินทุน Fidelity มีความภาคภูมิใจที่ได้ลงทุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) เพื่อช่วยเพิ่มศักยภาพด้านการแข่งขันในตลาดการเงินที่กำลังจะเปลี่ยนแปลงไป อย่างรวดเร็วทั้งในประเทศและต่างประเทศทั่วโลก           บริษัทเงินทุน Fidelity ทำการบริหารกิจการเงินทุนร่วม (Mutual fund) มากกว่า 60 ราย รวมทั้งบริษัทเงินทุน McGallan ด้วย บริษัทที่ใหญ่ที่สุด คือ American Mutual Fund ซึ่งดำเนินงานกิจการที่มีมูลค่าถึง 165 พันล้านดอลลาร์           เป็นที่เข้าใจกันว่าการจัดทำระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) เพื่อให้ได้รับข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ การใช้เครื่องเมือเพื่อสร้างตัวแบบสิ่งอำนวยความสะดวกที่จะสามารถช่วยให้ผู้ บริหารตัดสินใจได้อย่างถูกต้องไม่ใช่เรื่องเล็ก ระบบใหม่ซึ่งเรียกว่า “เฟมิส (Famis)” เป็นการบริหารด้านการเงินและการบริหารด้านข่าวสารซึ่งช่วยให้สามารถบ่งชี้ และเลือกใช้ข้อมูลได้โดยง่าย นอกจากนั้นอาจใช้ซอฟต์แวร์ Excel หรือโปรแกรมตัวแบบของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ร่วมด้วย ซึ่งจะทำให้ข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบต่าง ๆ ของระบบแฟ้มข้อมูล           บุคคลในวงการธนาคารได้มีปฏิกิริยาในทางบวกต่อระบบเฟมิส (Famis) ดังกล่าว ผู้วิเคราะห์และผู้จัดการฝ่ายการเงินชี้แจงว่ามีความพอใจระบบสารสนเทศเพื่อ การจัดการ และรู้สึกขอบคุณที่มีสิทธิ์ได้เข้าสู่ระบบข่าวสารที่ทันเหตุการณ์และมีส่วน เกี่ยวข้องกับหน้าที่การานของตน บุคคลเหล่านี้มีความเชื่อมั่นต่อโครงการของตนมากขึ้น และมีความรู้สึกว่าสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงของตลาดหุ้นได้รวด เร็วยิ่งขึ้น อันจะเป็นประโยชน์และมีความสำคัญยิ่งขึ้นในภาคการบริการด้านการเงิน            เจ้าหน้าที่ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) หรือเจ้าหน้าที่ระบบการบริหารด้านข่าวสารมีความตั้งใจที่จะเพิ่มพูน ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ของบริษัทเงินทุน Fidelity อย่างต่อเนื่อง นายอัลเบิร์ด นิคมี ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาระบบและหัวหน้าโครงการระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) มีความสนใจเป็นพิเศษ ในการที่จะเพิ่มขีดความสามารถในส่วนที่บกพร่องของระบบ EIS ปัญหาและข้ออภิปราย  1. ข้อดีและข้อเสียของระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) มีอะไรบ้าง ตอบ - ข้อดีของ EIS คือ 1. ผู้บริหารสามารถรับข้อมูลปฏิบัติการผ่านระบบคอมพิวเตอร์จากระบบฐานข้อมูลได้ 2. ช่วยเพิ่มศักยภาพด้านการแข่งขันในตลาดการเงิน 3. การใช้งานไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องคอมพิวเตอร์ 4. มีการกรองข้อมูลทำให้ประหยัดเวลา ข้อเสียของ EIS คือ 1. มีข้อจำกัดในการใช้งาน 2. ยากต่อการประเมินผลประโยชน์ที่ได้จากระบบ 3. ไม่สามารถทำการคำนวณที่ซับซ้อนได้ 4. ก่อให้เกิดปัญหาการรักษาความลับของข้อมูล 2. เหตุใดการออกแบบระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) จึงเป็นการยากมากสำหรับบริษัทเงินทุน Fidelity ตอบ - เพราะในการออกแบบระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารนั้น ทำให้บริษัทเงินทุน Fidelity ต้องบริหารกิจการเงินทุนที่มีมูลค่ามาก และต้องซื้ออุปกรณ์ที่ทันสมัยในราคาสูงเพื่อคุณภาพที่ดี 3. ท่านคิดว่าระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (EIS) ของบริษัทเงินทุน Fidelity จะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันได้อย่างไร ตอบ - สามารถช่วยให้การบริการนั้นเป็นไปในทางที่ง่ายมีข้อมูลที่สมบูรณ์ทัน เหตุการณ์ และสามารถปรับตัวการเปลี่ยนแปลงตลอดหุ้นให้รวดเร็วยิ่งขึ้นอันเป็นประโยชน์ ในภาคการบริหารด้านการเงิน แบบฝึกหัด